Met ingang van 2024 is een nieuwe rapportageplicht ingevoerd voor grote werkgevers in Nederland. Bedrijven met 100 of meer werknemers moeten nu jaarlijks verslag uitbrengen over hun zakelijke en woon-werkreizen, inclusief de gebruikte vervoermiddelen en brandstoffen. Deze nieuwe regelgeving is een belangrijke stap in de richting van een duurzamer en milieuvriendelijker bedrijfsleven. In deze blog bespreken we de details van deze verplichting, de implicaties voor bedrijven en werknemers, en geven we tips om te voldoen aan deze nieuwe eisen.
Achtergrond van de rapportageplicht
De Nederlandse overheid heeft ambitieuze klimaatdoelstellingen, waaronder de reductie van CO2-uitstoot en de bevordering van duurzame mobiliteit. Mobiliteit is een belangrijke bron van broeikasgasemissies, en bedrijven spelen een cruciale rol in het verminderen van deze emissies. Door werkgevers te verplichten om verslag uit te brengen over hun zakelijke en woon-werkverkeer, hoopt de overheid inzicht te krijgen in de huidige situatie en bedrijven aan te moedigen om duurzamere keuzes te maken.
Wat houdt de rapportageplicht in?
Vanaf 1 januari 2024 zijn organisaties met 100 of meer werknemers jaarlijks verplicht gegevens te verstrekken over het totaal van de door hun werknemers afgelegde zakelijke en woon-werkkilometers. De regels hieromtrent zijn neergelegd in het ‘Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’. De rapportageplicht houdt in dat grote werkgevers jaarlijks een rapport moeten indienen waarin zij de volgende informatie verstrekken:
- Zakelijke reizen: Het aantal zakelijke kilometers dat werknemers afleggen, opgesplitst naar vervoermiddel en brandstoftype. Alleen de ritten met een start- en/of eindpunt in Nederland dienen te worden meegenomen. Als een deel van de reis plaatsvindt in het buitenland, omdat de werknemer daar woont, dan tellen de kilometers van de heel reis mee.
- Woon-werkverkeer: Het aantal kilometers dat werknemers afleggen tussen hun woon- en werkplaats, eveneens opgesplitst naar vervoermiddel en brandstoftype.
- Vervoermiddelen: Een overzicht van de verschillende vervoermiddelen die door werknemers worden gebruikt, zoals auto’s, openbaar vervoer, fietsen en elektrische voertuigen. Reizen met het vliegtuig, per bood of per schip vallen overigens niet onder de rapportageverplichting. Stel, een werknemer gaat op bezoek bij een klant in Italië. In dat geval telt de treinreis naar Schiphol mee, maar de vliegreis naar Madrid niet.
- Brandstoffen: De soorten brandstoffen die worden gebruikt voor zakelijke en woon-werkreizen, zoals benzine, diesel, elektriciteit en waterstof.
Iemand is een werknemer als deze bij u in dienst is met een contract dat 20 of meer uren betaald werk per maand garandeert. Uitzendkrachten, gedetacheerden, zzp’ers, wethouders, gemeenteraadsleden en andere politieke vertegenwoordigers zijn geen werknemers.
Doel van de rapportageplicht
De rapportageplicht is een gevolg van het Klimaatakkoord en maakt deel uit van de doelstellingen voor het verminderen van de CO2-uitstoot. Ongeveer 50% van de jaarlijks gereden kilometers in Nederland wordt geschat als afkomstig van woon-werkverkeer en zakelijk verkeer.
Gevolgen voor Bedrijven
De nieuwe rapportageplicht zorgt voor extra werk voor veel bedrijven. Ze moeten namelijk gedetailleerde informatie verzamelen, analyseren en rapporteren. Dit vraagt om een goede samenwerking tussen afdelingen zoals HR, financiën en facilitaire diensten. Daarnaast moeten bedrijven mogelijk nieuwe systemen en processen opzetten om de juiste gegevens te krijgen en te verwerken.
Hoe kunt u voldoen aan de rapportageplicht?
Om te voldoen aan de rapportageplicht, moeten bedrijven een aantal stappen doorlopen. Hier zijn enkele tips om u op weg te helpen:
- Verzamel gegevens: Begin met het verzamelen van gegevens over de zakelijke en woon-werkreizen van uw werknemers. Dit kan worden gedaan door middel van enquêtes, GPS-tracking, en het analyseren van reisdeclaraties en kilometerregistraties.
- Categoriseer vervoermiddelen en brandstoffen: Zorg ervoor dat u een duidelijk overzicht heeft van de verschillende vervoermiddelen en brandstoffen die door uw werknemers worden gebruikt. Dit kan helpen bij het identificeren van mogelijkheden voor verduurzaming.
- Analyseer de gegevens: Analyseer de verzamelde gegevens om inzicht te krijgen in de huidige situatie en om trends en patronen te identificeren. Dit kan u helpen bij het formuleren van beleidsmaatregelen en het stellen van doelen voor de toekomst.
- Rapporteer de gegevens: Stel een rapport op waarin u de vereiste informatie op een gestructureerde manier presenteert. Zorg ervoor dat het rapport voldoet aan de eisen van de overheid en dat het tijdig wordt ingediend.
- Stel beleidsmaatregelen op: Gebruik de verkregen inzichten om beleidsmaatregelen op te stellen die gericht zijn op het verminderen van de CO2-uitstoot en het bevorderen van duurzame mobiliteit. Dit kan onder andere het stimuleren van carpooling, het aanbieden van fietsenplannen, en het bevorderen van het gebruik van openbaar vervoer omvatten.
Uitdagingen en oplossingen
De rapportageplicht is een belangrijke stap richting duurzame mobiliteit, maar bedrijven kunnen hierbij ook met een aantal uitdagingen te maken krijgen. Een van de grootste obstakels is de gegevensverzameling. Voor grote bedrijven met veel werknemers kan het moeilijk zijn om nauwkeurige informatie te verzamelen over mobiliteitsgedrag. In zo’n geval kan het gebruik van technologieën zoals GPS-tracking of mobiele apps een oplossing bieden om data automatisch en efficiënter te verzamelen.
Daarnaast speelt de medewerking van werknemers een cruciale rol. Niet iedereen is even enthousiast om enquêtes in te vullen of reisgegevens te delen. Daarom is het belangrijk om duidelijk te communiceren waarom deze rapportageplicht er is, en hoe het bijdraagt aan een duurzamere toekomst. Wanneer werknemers begrijpen hoe hun input kan helpen bij het realiseren van milieudoelen, zullen ze eerder bereid zijn om mee te werken.
Een andere uitdaging is de administratieve last die gepaard gaat met de rapportage. Voor veel bedrijven kan dit een aanzienlijke tijdsinvestering betekenen. Een mogelijke oplossing is om externe adviseurs in te schakelen of softwareoplossingen te gebruiken die het proces vereenvoudigen en efficiënter maken.
De Brouwer Advocaten
Heeft u na het lezen van deze blog vragen over de rapportageplicht? De arbeidsrecht advocaten van De Brouwer Advocaten staan voor u klaar! U kunt ons advocatenkantoor in Rotterdam bereiken door te bellen naar 010 423 00 19 of door te mailen naar info@debrouweradvocaten.nl. Daarnaast kunt u het contactformulier op onze website invullen. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op.